1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z Platformą B2B RolnikHandluje.pl jest FUNDACJA ROLNIK HANDLUJE, KRS: 0000861313, NIP: 6010091740, REGON: 387097040, adres siedziby: Kolejowa 2, Skrzynno, 26-432 Wieniawa, Polska, e-mail: rolnikhandluje@gmail.com, dalej „Administrator” lub „Operator”.

Jeżeli Administrator wyznaczy Inspektora Ochrony Danych, jego dane kontaktowe zostaną opublikowane na Platformie.

2. Zakres Polityki

Polityka dotyczy danych Użytkowników, osób reprezentujących Kontrahentów, ich pracowników i współpracowników, osób wskazanych jako kontakty handlowe, odbiorcy, kierowcy lub osoby odpowiedzialne za Zamówienie, osób kontaktujących się z Operatorem, składających reklamacje lub zgłoszenia oraz odwiedzających Platformę.

Przepisy o ochronie danych osobowych nie dotyczą samych danych osób prawnych, lecz mogą obejmować dane przedsiębiorców jednoosobowych, rolników, reprezentantów, pracowników i pełnomocników.

3. Kategorie przetwarzanych danych

1. Dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, stanowisko, funkcja, login, identyfikator Konta, dane reprezentacji i pełnomocnictwa.
2. Dane kontaktowe: e-mail, telefon, adres korespondencyjny, adres dostawy lub odbioru.
3. Dane działalności: nazwa firmy lub gospodarstwa, forma prawna, NIP, REGON, KRS, adres, status VAT, sposób opodatkowania, rodzaj działalności, rejestracje sanitarne i weterynaryjne, zezwolenia, certyfikaty, obszar działalności i dostaw.
4. Dane transakcyjne: Zapytania ofertowe, Oferty, negocjacje, Zamówienia, Produkty, ilości, ceny, terminy, płatności, dostawy, reklamacje, historia statusów, dokumenty i Prowizje.
5. Dane finansowe: rachunek bankowy, status płatności, dane do faktury, informacje rozliczeniowe i identyfikatory przekazywane przez operatorów płatniczych. Administrator co do zasady nie przechowuje pełnych danych kart płatniczych.
6. Dane techniczne: adres IP, data i czas logowania, urządzenie, przeglądarka, sesja, logi bezpieczeństwa, historia działań, błędy i dane cookies.
7. Dane komunikacyjne: wiadomości, korespondencja z obsługą, załączniki, reklamacje, odwołania i zgłoszenia bezprawnych Treści.

4. Źródła danych

Dane mogą pochodzić bezpośrednio od osoby, od Kontrahenta tworzącego Konto pracownika, od osoby reprezentującej organizację, od drugiej strony Transakcji, z publicznych rejestrów, od operatorów płatności, przewoźników, dostawców usług oraz z urządzeń używanych do korzystania z Platformy.

Osoba przekazująca dane innych osób powinna posiadać odpowiednią podstawę i przekazać im wymagane informacje o przetwarzaniu.

5. Cele i podstawy przetwarzania

5.1. Rejestracja i prowadzenie Konta

Dane są przetwarzane w celu utworzenia Konta, obsługi logowania, nadawania uprawnień, przypisania do Kontrahenta i świadczenia usług. Podstawą jest wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem oraz prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze osób reprezentujących Kontrahenta.

5.2. Weryfikacja Kontrahentów

Dane są przetwarzane w celu potwierdzenia tożsamości, umocowania i danych działalności, zapobiegania nadużyciom, realizacji obowiązków identyfikowalności i zapewnienia bezpieczeństwa obrotu. Podstawą jest obowiązek prawny oraz prawnie uzasadniony interes Administratora.

5.3. Katalog, Zapytania, Oferty, negocjacje i Zamówienia

Dane są przetwarzane w celu prezentacji profilu, umożliwienia kontaktu handlowego, prowadzenia negocjacji, obsługi Zamówień i dostaw oraz utrwalenia ustaleń. Podstawą jest wykonanie umowy o korzystanie z Platformy i prawnie uzasadniony interes Administratora oraz Kontrahentów.

5.4. Rozliczenia

Dane są przetwarzane w celu naliczania Prowizji i abonamentów, wystawiania dokumentów księgowych, obsługi korekt i należności. Podstawą jest wykonanie umowy, obowiązek prawny oraz prawnie uzasadniony interes w dochodzeniu należności.

5.5. Bezpieczeństwo i przeciwdziałanie nadużyciom

Dane są przetwarzane w celu zabezpieczenia Kont, wykrywania prób włamania i oszustw, prowadzenia dzienników audytowych, ustalenia odpowiedzialności za czynności oraz wykonywania kopii bezpieczeństwa. Podstawą jest prawnie uzasadniony interes Administratora.

5.6. Reklamacje, spory i roszczenia

Dane są przetwarzane w celu rozpatrywania reklamacji, wyjaśniania sporów, obrony przed roszczeniami, dochodzenia należności i zabezpieczania dowodów. Podstawą jest wykonanie umowy, obowiązek prawny i prawnie uzasadniony interes Administratora.

5.7. Obowiązki prawne

Dane mogą być przetwarzane w celu realizacji obowiązków podatkowych, rachunkowych, wynikających z przepisów o usługach cyfrowych, współpracy z organami oraz wykonywania prawnie wiążących nakazów. Podstawą jest obowiązek prawny Administratora.

5.8. Marketing własny

Dane mogą być przetwarzane w celu informowania o funkcjach, usługach, wydarzeniach i ofertach Operatora. Podstawą może być prawnie uzasadniony interes, a w kanałach wymagających zgody – zgoda. Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego można wnieść w dowolnym momencie.

5.9. Analityka i rozwój

Dane mogą być wykorzystywane do zbiorczych statystyk, analizy korzystania, wykrywania błędów, poprawy wyszukiwarki i rozwoju funkcji. Podstawą jest prawnie uzasadniony interes, a dla nieobowiązkowych narzędzi cookies – zgoda.

6. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale część z nich jest niezbędna do rejestracji, weryfikacji i korzystania z usług. Brak wymaganych danych może spowodować odmowę aktywacji, ograniczenie funkcji, brak możliwości publikowania Produktów lub zawierania Transakcji.

7. Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane innym Kontrahentom w zakresie koniecznym do negocjacji i wykonania Transakcji, dostawcom hostingu, obsługi technicznej, poczty, SMS, powiadomień, operatorom płatności, bankom, księgowości, doradcom podatkowym, kancelariom, windykacji, dostawcom bezpieczeństwa i analityki, przewoźnikom, usługom kopii bezpieczeństwa oraz organom publicznym uprawnionym na podstawie prawa.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie działają na podstawie umów i udokumentowanych poleceń Administratora.

8. Widoczność danych dla innych Użytkowników

1. Dane profilu firmowego mogą być widoczne dla zalogowanych Użytkowników, w szczególności nazwa, logo, lokalizacja, opis, asortyment, obszar dostaw, formy płatności i transportu oraz dane kontaktowe wskazane do publikacji.
2. Imię, nazwisko, stanowisko, telefon lub e-mail pracownika mogą zostać udostępnione drugiej stronie, jeżeli jest to konieczne do realizacji Transakcji.
3. Kontrahent odpowiada za prawidłowe nadanie uprawnień swoim pracownikom i za zakres danych publikowanych w jego profilu.

9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy technologii mogą przetwarzać dane poza EOG. W takim przypadku Administrator zastosuje odpowiednią podstawę, w szczególności decyzję Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony, standardowe klauzule umowne lub inne zabezpieczenia przewidziane przez RODO.

10. Okres przechowywania

1. Dane Konta – przez okres korzystania z Platformy, a następnie do upływu właściwych terminów roszczeń.
2. Dane Transakcji – przez okres potrzebny do obsługi Transakcji, rozliczeń, obowiązków ustawowych i roszczeń.
3. Dokumenty księgowe i podatkowe – przez czas wymagany przepisami, co do zasady 5 lat liczonych zgodnie z prawem podatkowym.
4. Dane potrzebne do obrony roszczeń – do upływu odpowiedniego terminu przedawnienia.
5. Logi bezpieczeństwa – co do zasady od 12 do 24 miesięcy, a dłużej w razie incydentu lub sporu.
6. Kopie bezpieczeństwa – do czasu ich rotacyjnego usunięcia.
7. Dane marketingowe – do wycofania zgody lub skutecznego sprzeciwu.
8. Dane z odrzuconej lub nieukończonej rejestracji – co do zasady do 12 miesięcy, chyba że są potrzebne do zapobiegania nadużyciom.
9. Zgłoszenia dotyczące bezprawnych Treści – przez okres potrzebny do wykonania obowiązków prawnych i zachowania dowodów.

11. Prawa osób

Osobie, której dane dotyczą, może przysługiwać prawo dostępu, otrzymania kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu, wycofania zgody oraz złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Wycofanie zgody nie wpływa na legalność wcześniejszego przetwarzania. Prawo do usunięcia nie jest bezwzględne – dane mogą zostać zachowane, gdy wymaga tego prawo, bezpieczeństwo lub ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń.

Wnioski należy przesyłać na rolnikhandluje@gmail.com. Administrator może poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości.

12. Sprzeciw

Osoba może wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Administrator zaprzestanie przetwarzania, chyba że wykaże nadrzędne podstawy prawne lub potrzebę ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń. Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego jest skuteczny bez podawania przyczyny.

13. Zautomatyzowane decyzje i dopasowanie wyników

Platforma może automatycznie porządkować wyniki, dopasowywać Produkty i Zapytania, wykrywać nietypowe logowania, oznaczać zdarzenia do sprawdzenia i rekomendować Kontrahentów. Co do zasady działania te nie wywołują skutków prawnych ani podobnie istotnych skutków dla osoby.

Jeżeli zostanie wdrożone podejmowanie istotnych decyzji wyłącznie automatycznie, osoby zostaną o tym odrębnie poinformowane.

14. Pliki cookies

1. Platforma korzysta z cookies i podobnych technologii do utrzymania sesji, logowania, ochrony przed atakami, zapisywania ustawień, analityki i – po uzyskaniu wymaganej zgody – marketingu.
2. Cookies niezbędne są stosowane, ponieważ bez nich Platforma nie może działać prawidłowo.
3. Cookies analityczne, funkcjonalne i marketingowe są uruchamiane na podstawie zgody, jeżeli jest ona wymagana.
4. Użytkownik może zarządzać zgodami i ustawieniami przeglądarki. Zablokowanie cookies niezbędnych może uniemożliwić logowanie.
5. Szczegółowa lista dostawców i okresów działania cookies powinna być dostępna w panelu zarządzania zgodami używanym na Platformie.

15. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki adekwatne do ryzyka, w tym szyfrowanie transmisji, bezpieczne przechowywanie haseł, kontrolę uprawnień, rejestrowanie działań, kopie bezpieczeństwa, aktualizacje, ochronę przed automatycznymi atakami i procedury reagowania na incydenty. Żaden system internetowy nie gwarantuje całkowitego wyeliminowania ryzyka.

16. Naruszenia ochrony danych

W przypadku naruszenia Administrator podejmuje działania ograniczające skutki. Jeżeli wymagają tego przepisy, zgłosi naruszenie Prezesowi UODO i poinformuje osoby, gdy występuje wysokie ryzyko dla ich praw lub wolności.

17. Dane dzieci

Platforma jest przeznaczona wyłącznie dla osób pełnoletnich działających w związku z działalnością zawodową, gospodarczą lub w imieniu Kontrahenta. Administrator nie zamierza świadomie przetwarzać danych dzieci w celu prowadzenia Kont.

18. Usługi zewnętrzne i mapa OpenStreetMap

Platforma może zawierać odnośniki lub integracje z usługami niezależnych podmiotów. Administrator nie odpowiada za ich zasady prywatności. Przed skorzystaniem należy zapoznać się z dokumentami właściwego dostawcy.

Mapa ofert korzysta z biblioteki Leaflet oraz kafelków mapowych OpenStreetMap. Po otwarciu widoku mapy przeglądarka pobiera kafelki z serwerów OpenStreetMap, co wiąże się z przekazaniem tym serwerom standardowych danych technicznych połączenia, w szczególności adresu IP, informacji o przeglądarce oraz zakresu wyświetlanej mapy. Platforma nie przekazuje do OpenStreetMap treści ofert ani danych Konta. Znaczniki są tworzone w przeglądarce na podstawie lokalizacji kontrahentów zapisanych w Platformie.

Platforma może działać jako instalowalna aplikacja PWA. Po wyrażeniu zgody przez Użytkownika przeglądarka lub system urządzenia może wyświetlać powiadomienia systemowe generowane przez Platformę. Ustawienie to można w każdej chwili wyłączyć w przeglądarce, systemie operacyjnym albo ustawieniach powiadomień Platformy. W tej wersji powiadomienia są generowane podczas działania aplikacji lub karty i nie korzystają z zewnętrznej usługi Web Push.

19. Zmiany Polityki

Polityka może zostać zmieniona w związku ze zmianą prawa, funkcji, dostawców lub sposobu przetwarzania. Aktualna wersja będzie publikowana na Platformie, a o istotnych zmianach Użytkownicy mogą zostać poinformowani wiadomością lub komunikatem w panelu.

20. Kontakt